Das Thema Buchhaltung - häufig ein etwas nebulöser Begriff; was ist eigentlich genau darunter zu verstehen? Je nach Art, Rechtsform und Größe eines Gewerbebetriebes gibt es unterschiedliche gesetzliche Anforderungen an ein betriebliches Rechnungswesen. Jedes Unternehmen ist grundsätzlich verpflichtet, Rechnungswesen zu betreiben. Wer wann was darf oder muss hängt von den jeweils geltenden Vorschriften zur Art der Gewinnermittlung ab.

Die zwei Möglichkeiten der Gewinnermittlung

In Frage kommen als vereinfachte Methode die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), die angewendet werden kann, solange man nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften zur anderen Methode, der Bilanz, verpflichtet ist. Jedoch darf nicht jeder Unternehmer frei entscheiden, auf welche Weise er seinen Gewinn ermittelt. Keine Wahl haben die OHG, die KG, die GmbH und die UG. Sie alle sind per Gesetz zur Bilanzierung verpflichtet.

Methode 1: Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Wer diese vereinfachte Methode - auch Geldverkehrsrechnung oder einfache Buchführung genannt - anwenden darf, vergleicht für ein Wirtschaftsjahr die Summe der Einnahmen mit der Summe der Ausgaben (dies zum Zeitpunkt des Geldflusses), woraus sich als Differenz der Gewinn oder Verlust errechnet. Vereinnahmte Umsatzsteuer gilt als Einnahme, abgeführte Umsatzsteuer als Ausgabe. Ansonsten sind keine Inventur, kein Ausweis des Betriebsvermögens, keine Abbildung von Bestandsveränderungen erforderlich. Ganz schlicht und einfach.

Als Betriebseinnahmen gelten dabei alle Geld- und Sachleistungen, die betrieblich veranlasst einem Unternehmen zufließen.

Als Betriebsausgabe zählt jede Aufwendung, die betrieblich veranlasst ist, also z. B. für Waren oder Fremdleistungen, Personal, auch bezahlte Vorsteuern. Eine Betriebsausgabe muss zweckmäßig, üblich und erforderlich sein, um als solche anerkannt zu werden. Daher ist es nicht verkehrt, eine gute Begründung für eine Betriebsausgabe parat zu haben. Zu einigen Kosten allerdings gibt es klare gesetzliche Regelungen, die die Anrechnung als Betriebsausgabe von vornherein verhindern (Strafgelder, Geschenke etc.).

Methode 2: Die Bilanz

Eine Bilanzierung gestaltet sich gegenüber der EÜR deutlich komplizierter, da sie dem Prinzip der doppelten Buchführung unterliegt. Hierbei wird das Betriebsvermögen am Ende des Wirtschaftsjahres mit dem Betriebsvermögen am Schluss des vorherigen Wirtschaftsjahres verglichen. Einkäufe und Verkäufe werden bereits zum Zeitpunkt der Lieferung / Leistung berücksichtigt. Zur zeitlichen Abgrenzung müssen Rechnungsabgrenzungsposten und Rückstellungen gebildet und ausgewiesen werden. Es muss eine Inventur mit Bewertungsregeln für das Betriebsvermögen erstellt werden, Bestandsveränderungen sind somit gewinnwirksam. Aus alledem wird schließlich eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt.

Kurzum: Bei Bilanzierungspflicht besteht nicht nur ein deutlich erhöhter Aufwand in der Buchhaltung, sondern auch erheblich höhere Anforderungen in Bezug auf das erforderliche Know How.

Während sich bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung die Buchhaltungsarbeiten und schließlich die Steuererklärung durchaus in eigener Regie durchführen lassen, wird es bei bilanzierenden Unternehmen in der Regel unausweichlich sein, einen Steuerberater hinzuzuziehen.

Überlegungen bei Bilanzierungspflicht

Es lassen sich in der betrieblichen Buchhaltung folgende Teilbereiche unterscheiden:

• Die Debitorenbuchhaltung befasst sich mit den Forderungen eines Unternehmens an seine Kunden
• Die Kreditorenbuchhaltung kümmert sich um die eigenen Außenstände eines Unternehmens bei seinen Lieferanten
• Die Lohnbuchhaltung behandelt Lohn- und Gehaltsabrechnungen eines Unternehmens
• Die Anlagenbuchhaltung verwaltet Güter des Anlagevermögens
• Die Finanzbuchhaltung hat zum Gegenstand, das Gesamtergebnis eines Unternehmens zu ermitteln, um die Vermögensverhältnisse und Veränderungen der Bestände zu dokumentieren. Wie viel Gewinn oder Verlust wurde in einer Rechnungsperiode gemacht? Informationen darüber sind nicht nur für das eigene Unternehmen wichtig, sondern auch für Anteilseigner, Gläubiger und nicht zuletzt den Fiskus. Durch die Aufstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie einer Bilanz lässt sich eine Aussage darüber treffen, wie gut es einem Unternehmen geht.

Die Finanzbuchhaltung ist für die meisten Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben (§ 238 HGB). Nur Freiberufler sowie Gewerbetreibende, die bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen unterschreiten, sind von der Buchführungspflicht ausgenommen. Da jedoch jeder Unternehmer steuerpflichtig ist, müssen natürlich auch Freiberufler und Kleinunternehmer ihren Gewinn ermitteln. Sie dürfen die vereinfachte Einnahmen-Überschuss-Rechnung anwenden.

In Unternehmen stellt sich regelmäßig die Frage, welche Bereiche der Buchhaltung in eigener Regie durchgeführt werden können und welche Sachverhalte besser einem externen Experten, z. B. einem Steuerberater überlassen werden sollten. PinWand kann Sie in der Debitorenbuchhaltung (Kreditorenbuchhaltung coming soon!) unterstützen und dann auch die Werte für Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen liefern. Der Steuerpflichtige hat die Umsatzsteuerzahllast selbst zu errechnen und als Umsatzsteuer-Voranmeldung über das System ELSTER online an das Finanzamt zu melden. Diesen Part kann man natürlich auch dem externen Experten überlassen. Muss man aber nicht, denn es ist sehr einfach durchzuführen, wenn die Werte - gewissermaßen als Abfallprodukt ohnehin vorhandener Daten - auf Knopfdruck abrufbar sind. PinWand ist dazu von Hause aus in der Lage.

Alles, was darüber hinaus geht, deckt PinWand hingegen nicht ab. Für Unternehmen, welche die Lohnbuchhaltung sowie die Finanzbuchhaltung in eigener Regie erledigen möchten, stehen spezialisierte Standardprogramme zur Verfügung, die das leisten können. Wer diese Mühe jedoch scheut, überlässt auch solche Tätigkeiten dem Steuerberater.

PinWand stellt mit seinem Modul "DATEV" allerdings die grundsätzliche Möglichkeit bereit, seine Daten per digitaler Schnittstelle an andere Systeme (z. B. DATEV-Software der Steuerberater) zu übergeben. So entfällt der erneute manuelle Erfassungsaufwand ohnehin bereits strukturiert vorhandener Daten - abhängig vom Umfang der Geschäftsvorfälle u. U. ein beträchtlicher Kostenfaktor! Mehr Informationen zum Modul "DATEV" finden Sie hier.