Grundsätzliches

Zu jedem PinWand-Vorgang lassen sich beliebig viele Notizen / Wiedervorlagen anlegen. Sie haben rein internen Charakter; diese im Modul "Archiv" verwalteten Informationen haben keinerlei Außenwirkung. Eine Notiz im PinWand-Sinne kann bestehen aus

• einer erläuternden Textbemerkung (z. B. einer Gesprächsnotiz)
• einer Wiedervorlage zu einem bestimmten Datum
• beliebig vielen Mediendatensätzen
• Kombinationen von alledem

Eine Notiz wird meistens in Bezug stehen zu Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Faktura-Belegen, Kundenbriefen, Lieferantenbriefen, Kreditoren-Belegen, Privat-Briefen oder zu Artikeln innerhalb der Artikelverwaltung. Wenn Vorgänge dieser Art ihrerseits in Bezug zu Adressen und / oder Personen stehen, sind vorgangsbezogene Notizen auch automatisch mit diesen Adressen und / oder Personen verknüpft. Dies kann aus dem Fundus von Kunden-, Lieferanten- oder Privatadressen sein.

Darüber hinaus lassen sich Notizen auch lediglich auf Adress- und / oder Personen-Ebene (ohne Bezug zu einem speziellen Vorgang) zuordnen. Schließlich ist es außerdem möglich, "freihändige" Notizen ohne jeglichen Bezug (machbar im Modul "Archiv" -> "Notiz Kartei") anzulegen.

Die Textnotiz

Notizen sollen vor allem der internen Dokumentation dienen. Speziell bei Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter ist es sehr wichtig, dass jeder am Prozess Beteiligte so dokumentiert, dass sich ein Kollege des Teams ohne interne Rücksprache schnell und unkompliziert in die Chronologie einlesen kann. Diese Art der "Gedächtnisstütze" wird jedoch auch für Einzelkämpfer wertvolle Dienste leisten. In Kundenpflege und Kundenmanagement sind solche Features unerlässlich. Die PinWand Textnotiz stellt das dafür erforderliche Werkzeug zur Verfügung.

Die Wiedervorlage-Funktion

Jede PinWand-Notiz bietet außerdem die Möglichkeit, eine Wiedervorlage für sich selbst oder einen anderen PinWand-Anwender einzurichten. Fällige Wiedervorlagen werden im Modul "Termin" -> "Aufgabenassistent" angezeigt. Der Aufgabenassistent ist diejenige Bildschirmmaske, in welcher ein Anwender nachdem er sich in PinWand eingeloggt hat als erstes landet. Im Idealfall wird dies arbeitstäglich sein. So ist sichergestellt, dass keine Wiedervorlage "versandet". Sie lässt sich mit einem Eintrag in das Feld "erledigt am" einfach als erledigt kennzeichnen.

Die Verwaltung von Medien

Jeder PinWand-Notiz lassen sich überdies eine nicht begranzte Anzahl von Mediendateien zuweisen. Mediendaten sind Dateien jeden beliebigen Typs. Diese können in PinWand in sogenannten Containerfeldern abgelegt und gespeichert werden. Die Inhalte gängige Bildformate (z. B. .jpg, .eps, .psd, .png, .tif etc.) sowie pdf-Dateien werden in PinWand direkt angezeigt, ebenso können zahlreiche Audio-/Video-Formate sowie QuickTime-Formate unmittelbar wiedergegeben werden. Andere Mediendateien, die nicht interaktiv angezeigt werden können, lassen sich per einfachem Mausklick in dem jeweils dafür vorgesehenen Programm öffnen (vorausgesetzt, ein kompatibles Programm befindet sich auf Ihrem Rechner).

Im Büroalltag wird es sich überwiegend um pdf-Dateien, eml-Dateien (E-Mails) oder Bilder handeln, aber das Prinzip funktioniert mit jedem beliebigen Dateityp. Paketdateien wie Keynote-Dateien müssen zuvor archiviert oder gezippt werden.

Dieses Feature stellt in PinWand also ein einfaches, aber komfortables Dokumenten-Management-System zur Verfügung.

Zusammenfassend

Mit diesen Möglichkeiten - einzeln oder mit einander kombiniert - haben Sie ein effizientes Werkzeug an der Hand, Ihre Arbeitsabläufe in einer einzigen Umgebung sauber zu strukturieren und nebenbei Ihre Aktivitäten und Kundenkontakte umfassend zu dokumentieren.